Configuración para la estación de trabajo

Habrá notado que al entrar al sistema inmediatamente después de pedirle su nombre de usuario y password existe un dato llamado estación de trabajo. Este dato es importante ya que con ese nombre de estación se definen algunos parámetros adicionales, por ejemplo la definición de la impresora que va a imprimir las facturas, o cuál es la moneda por defecto que se utilizará en todo el sistema, de suerte tal que se puede destinar una estación a facturar en dólares o que tome su mercancía siempre del almacén 2, etc.

Para configurar la estación de trabajo o para dar de alta mas estaciones es necesario buscar la carpeta (estaciones) que se encuentra a su vez en la carpeta (configuración en el Business Manager). De un doble clic sobre cualquier estación en el catálogo. Al instalarse existe la llamada (estacion01). Los datos que puede observar son: el almacén por default, la moneda por defecto y el tipo de venta por omisión. En caso de no indicar el tipo de venta se utilizará la indicada aquí.

Luego de esto se encuentran una serie de casillas de verificación, las cuales son:

• Pago en remisiones y facturas permiten visualizar una ventana de pago sólo en el asistente de ventas.


• Venta rápida hace que el asistente de ventas sólo pida los artículos y no pase por el esto de las pantallas lo cual es útil, por ejemplo, en una venta de mostrador en donde se requiere un poco mas de versatilidad que el ‘punto de venta’.


• Compra rápida es equivalente al punto anterior pero aplica al ‘asistente de compras’.


• Enganche y pagos en ventas permite que al terminar la venta se puedan dividir el monto de la venta en una serie de pagos periódicos ya sea semanales, quincenales o mensuales, esto solo está activo en el asistente de ventas, es útil para aquellas empresas que vendan productos a plazos.


• Captura de múltiples vencimientos en compras abre una ventana al finalizar la compra que permite capturar más de un vencimiento. Esto permite dividir el pago al proveedor hasta en seis pagos cada uno con su respectiva fecha de vencimiento.


• Afectar al inventario en línea esta opción hace que los procesos de venta afecten al inventario de forma automática, esta es la opción por defecto.


• Incluir apartados por venta en disponibilidad esta opción hace un recuento de las ventas que estén pendientes en este momento de un articulo y lo disminuye de la existencia, con lo cual se asegura de no poder vender un producto que ya ha sido apartado por otro cliente en otro punto de venta.


• Incluir pedidos de clientes en disponibilidad al igual que la anterior disminuye el disponible tomando en cuenta los productos que se encuentran pendientes por surtir.


• Conectar con sucursales a la entrada del sistema esta opción le dice al sistema que busque todas las sucursales que están en internet a la entrada del sistema para poder Conectarse a sus bases de datos y sacar reportes de esa sucursal además de otros procesos.


• Búsqueda de artículos con gráficos permite ver la imagen de los productos cuando se activa la ventana de búsqueda de productos.

En la pestaña impresoras se define cuales impresoras instaladas se usará para imprimir algún documento y cuántos tantos se imprimirán, esto es posible definirlo para remisiones, notas de crédito y facturas.

Opciones especiales del punto de venta

• Cobrar en punto de venta permite que antes de finalizar la venta en el punto de venta le sea solicitado el pago al cliente, de otro modo solo vera un mensaje solicitando cerrar la venta, esto permite tener una serie de estaciones para venta y una que únicamente cobre ya que puede recuperar las ventas de las otras estaciones con la tecla f8 desde el punto de venta.


• Suma de unidades en punto de venta muestra un campo que al igual que el total de la venta muestra el total en unidades vendidas útil en negocios donde se venda el mismo tipo de mercancía.


• Recuperar ventas por estación esta opción inhabilita a la estación de trabajo para poder traer ventas en el punto de venta que no hubiesen sido hechas por la misma estación.


• Controlar existencia en punto de venta con esta opción no se le permite vender al usuario si no se dispone de existencia.


• Captura de intereses en punto de venta permite capturar un interés al momento de cobrar la venta en forma de porcentaje cuando se vende a crédito desde el punto de venta.


• Incrementos rápidos en facturas y punto de venta permite que cuando se presione la tecla “+” aumente en uno la cantidad del último producto capturado o al presionar “ - “ disminuya en uno.


• Activar redondeo en punto de venta permite que únicamente al total de la venta le sea aplicado un redondeo de acuerdo a las posiciones decimales indicadas en el campo siguiente, con esto por ejemplo se puede evitar el tener que dar cambio en monedas de cincuenta centavos.


• Precios de venta por cantidad vendida activa una opción para el ‘punto de venta’ en donde la lista de precios que se utilizará depende del dato ‘cantidad’ del catálogo de productos (por ejemplo, si en su lista de precios definió un artículo con un precio de 10 como lista base y de 8 si se llegan a comprar 20, la reducción en precio lo hace de forma automática el ‘punto de venta).


• Ventana de selección de precios en punto de venta con esta opción activa en el punto de venta se mostrara una ventana con los diferentes precios que tiene el producto para que el usuario seleccione alguno.


• Mostrar imagen del producto esta opción muestra la imagen cargada en el catálogo de productos dentro del punto de venta.


• Mostrar información del producto al igual que en la casilla anterior con esta opción es posible mostrar el archivo adjunto del catálogo de productos en el campo información, esta opción es muy interesante ya que permite poder mostrar cualquier tipo de archivo dentro del punto de venta, como puede ser imágenes, video, documentos pdf, Word, Excel etc., páginas web, presentaciones de power point, y prácticamente cualquier cosa que pueda abrir Windows, por ejemplo se pueden mostrar documentos técnicos o promociones en forma gráfica de los productos que se están vendiendo.


• Activar punto de venta al entrar al sistema con esta opción activada al iniciar el sistema se activa de forma automática el punto de venta.


• Forzar solicitud de clave de cliente en punto de venta con esta opción es necesario indicar la clave de un cliente existente en el catálogo para poder iniciar el proceso de venta.


• Forzar solicitud de clave de vendedor obliga a que se capture el dato del vendedor en el punto de venta antes de cualquier operación.


• El precio de venta del cliente tiene preferencia sobre el volumen de venta. Esta opción es útil cuando se quiere dar a algún cliente el precio pactado sin importar el volumen comprado, por ejemplo si el precio pactado con el cliente es de $100 pero por volumen su precio debería de ser de $110, el sistema toma de forma forzosa el precio de $100.


• El precio de la presentación tiene preferencia sobre el volumen de venta esto quiere decir que si se ha capturado un precio de venta para cada presentación este tendrá preferencia sobre el volumen vendido o indicado en los precios de venta del producto.


• Manejo de cobranza en el punto de venta si esta opción esta activa se podrá dejar a crédito las ventas desde el punto de venta.


• Captura del dato comodín el dato comodín es un campo de texto que puede ser usado para diferentes cosas, si esta opción está marcada aparecerá exactamente arriba del total de la venta.


• Leyenda del dato comodín es el texto descriptivo del dato comodín.


• Captura del dato comodín obligatorio con esto es imposible comenzar a capturar productos hasta que no se coloque algo dentro del campo comodín.


• Acepta pagos parciales en punto de venta permite aceptar pagos aunque la venta no esté completa, este tipo de ventas se quedan pendientes pero se les puede ir abonando y al final indicar en la pantalla de cobro del punto de venta que la cuenta esta cerrada.


• Incluir columna de descuento esto hace que sea visible la columna descuento en la pantalla de punto de venta y si el usuario tiene permiso poder editarla para indicar descuentos partida a partida.


• Incluir columna de presentación muestra la columna presentación en la pantalla de punto de venta.

Fuente: Manual de MyBusiness POS, www.mybusinesspos.com